С 2020 года в России планируется ввести электронные трудовые книжки. Они будут формироваться на работающих граждан на основании сведений о трудовой деятельности, представляемых работодателями в Пенсионный фонд Российской Федерации. Такие сведения будут аналогичны тем, которые сейчас заносятся в трудовые книжки.
После принятия законов о введении электронных трудовых книжек работодателям до 30 июня 2020 года следует письменно проинформировать работников об этих изменениях в трудовом законодательстве и праве их выбора о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или в электронном виде. Каждый работник до 31 декабря 2020 года должен подать работодателю такое заявление. Граждане, которые не смогут до конца 2020 года подать работодателю одно из таких заявлений, вправе подать его в любое время по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. Информацию о поданном работником заявлении страхователь должен будет представить в ПФР в составе сведений о трудовой деятельности.
Работодателям предстоит обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в ПФР, при необходимости внести изменения в локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность организации, а также в соглашения и коллективные договоры.
Работникам, подавшим заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель вносит запись о таком выборе в трудовую книжку на бумажном носителе и выдает ее на руки, освобождаясь от ответственности за ее ведение и хранение. При увольнении такого работника или при подаче им заявления о предоставлении ему выписки из электронной трудовой книжки работодатель представляет ему заверенные сведения о трудовой деятельности за время работы у этого работодателя на бумажном носителе или в электронном виде.
На граждан, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут, будет формироваться только электронная трудовая книжка.
Согласно проекту с 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Сведения представляются только о работниках, в отношении которых в отчетном периоде-месяце произошли кадровые мероприятия (прием на работу, увольнение, перевод) или работником подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном или электронном виде. Сведения представляются и в случае переименования организации.
При представлении работодателем в ПФР формы сведений о трудовой деятельности в отношении работника впервые, одновременно в эту форму следует включить сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у этого работодателя.
С 1 января 2021 года при приёме на работу или увольнении работника сведения о трудовой деятельности должны представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который является основанием для приема на работу или увольнения. Сведения о переводе работника, переименовании организации, поданном работником заявлении необходимо будет представлять в ПФР также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Информация об электронных трудовых книжках размещена на сайте ПФР в разделе «Электронная трудовая книжка (ЭТК)» http://www.pfrf.ru/etk.